La eliminación del papel en la empresa: ventajas
No es ningún secreto que dirigir una empresa no es barato, y entre los muchos gastos y desembolsos están las facturas de energía que se acumulan cada mes, esperando a ser pagadas. También puede ser una lucha para estar al tanto de cada pequeño papeleo en la oficina, a menudo encontrando su escritorio enterrado en notas adhesivas y cartas sin ningún sistema real o el orden a la hora de registrarlos.
Pasar a no utilizar papel y escanear los documentos en su lugar puede ser una gran ayuda para el funcionamiento de su empresa, por no mencionar la contribución positiva que hará al medio ambiente y el dinero que ahorrará en la compra de papel. Pasar a no utilizar papel es mucho más fácil de lo que crees y, una vez hecho, no volverás a mirar atrás.
Si necesitas más convencimiento, aquí tienes cinco razones por las que deberías deshacerte del papel hoy mismo.
1. Copias de seguridad automáticas
Esta es una razón de peso para dejar de tener información importante en trozos de papel sueltos, que a menudo se extravían en un entorno de oficina tan ajetreado: todo se guarda electrónicamente y las cosas rara vez se extravían. Si se borra un documento, se puede hacer una copia de seguridad y recuperarlo; si se pierde un trozo de papel, las posibilidades de encontrarlo son muy escasas.
Hay muchas formas de guardar los datos, como en la nube, en memorias flash o incluso en un disco duro externo. Además, la mayoría de los sistemas realizan copias de seguridad de forma automática, por lo que no tendrás que acordarte de hacerlas tú mismo, ¡o reservar tiempo cuando estés ocupado!
2. Menos desperdicio
Hoy en día, la mayoría de los proveedores de energía tientan a sus clientes para que no usen papel con algún tipo de descuento u oferta, simplemente porque así se ahorra mucho dinero y se evita el desperdicio de una gran cantidad de papel. Seamos conscientes o no, la necesidad de proteger el medio ambiente es mayor que nunca y, al prescindir del papel, estamos aportando nuestro granito de arena.
Eche un vistazo a la cantidad de papel que se desperdicia en su oficina a diario y a la cantidad que podría ahorrarse si se digitalizara.
3. Mejor organización
Una de las mejores razones para prescindir del papel es la mejora de la organización, que es esencial para el éxito de un lugar de trabajo. Tenerlo todo escrito en varios papeles, aunque estén guardados en archivadores organizados, suele ser una receta para el desastre, ya que las cosas pueden perderse o mezclarse, por no hablar de la cantidad de tiempo que hay que dedicar a «archivar» todo semanalmente.
Almacenar todo digitalmente no sólo significa que se puede colocar rápidamente en diferentes archivos, sino que también se puede compartir fácilmente entre los compañeros de trabajo, mejorando la eficiencia general.
4. Oficina más grande
De acuerdo, la eliminación del papel no hará que tu oficina se amplíe por arte de magia, pero tu espacio parecerá más grande y menos desordenado, ya que la digitalización te permitirá deshacerte de los grandes y voluminosos archivadores que ocupan mucho espacio. Un espacio más limpio y menos caótico también aumentará la productividad del personal, lo que obviamente es muy beneficioso para tu empresa.
Se dice que para aumentar la motivación del personal se necesita un espacio de oficina luminoso, aireado y abierto, y eso es lo que se puede conseguir una vez que se elimine el desorden. Mente ordenada, vida ordenada…. o algo así.
5. Seguridad añadida
La principal preocupación de los clientes es casi siempre la seguridad y la protección de los datos. Aunque lo tengas todo en papel o guardado en un archivador, puede ser difícil garantizarlo: los candados y las trituradoras de papel no son la mejor manera de mantener la privacidad ahora que la tecnología está mucho más avanzada.
Muchos sistemas de almacenamiento basados en la nube también ofrecen seguridad a nivel bancario, lo que puede tranquilizar tanto a su cliente como a usted, haciendo que sea una decisión que definitivamente merezca la pena.
Para llevar
Así que ahí tienes: cinco razones por las que prescindir del papel tiene sentido para tu empresa. Si estás preparado, puedes empezar a planificarlo. Sin embargo, tenga en cuenta que lo que importa es la ejecución del plan, y para que se ejecute a la perfección es necesario que todo el mundo en su empresa esté de acuerdo con su plan. Eso significa que es necesario un cambio de mentalidad, y es tu trabajo como propietario de la empresa hacer que ocurra.
No será fácil, pero si lo consigues, tu negocio cosechará la recompensa de forma sustancial.