Las principales ventajas de una documentación informática coherente
La documentación informática no es precisamente emocionante. Pero tener una documentación de TI precisa y actualizada es increíblemente importante para su empresa. Sin la documentación adecuada, es difícil utilizar flujos de trabajo eficientes y coherentes. A su vez, esto puede conducir a problemas de fragmentación de datos, problemas al configurar las máquinas para las nuevas contrataciones y muchos otros problemas.
1. Facilita la contratación y la formación de nuevo personal informático
La incorporación y la formación de un nuevo miembro del personal de TI, o de un contratista de servicios de TI, puede ser bastante difícil sin una documentación de TI coherente. Si su equipo de TI tiende a hacer las cosas sin ningún tipo de proceso formalizado, será casi imposible formar adecuadamente al nuevo personal de TI.
Los miembros de su personal actual sabrán simplemente «por instinto» cómo realizar sus tareas cotidianas, como configurar direcciones de correo electrónico, registrar el nuevo hardware y otras tareas básicas, y es posible que sus nuevas contrataciones nunca aprendan los métodos adecuados para hacerlo.
Documentar el proceso le ayuda a evitar este problema. Dedicar tiempo a que el personal de TI redacte la documentación de los procesos y procedimientos -incluso para cosas tan sencillas como cambiar la dirección de correo electrónico de alguien o eliminar a un miembro del personal del Directorio Activo después de que deje la empresa- es una buena idea.
Con un repositorio de documentación completo y de fácil acceso, los nuevos empleados y los contratistas de TI tienen un recurso al que pueden recurrir cuando necesitan aprender algo nuevo, lo que facilita su formación y su puesta al día.
2. Reduce las redundancias y las ineficiencias
Si no pone por escrito sus procesos y procedimientos y utiliza la documentación informática para estandarizar las acciones de sus empleados, sufrirá de redundancia e ineficiencia.
A menudo, sólo hay una «mejor» manera de resolver un problema, pero hay muchas otras formas de abordar los problemas de TI. Si no se documentan los procesos preferidos y se instruye al personal de TI sobre cómo seguir estas instrucciones, simplemente lo improvisarán y llegarán a una solución diferente.
Esto puede provocar redundancia e ineficacia, e incluso pérdida de datos. Los trabajadores de TI son solucionadores naturales de problemas, por lo que si no se les dan los pasos adecuados para realizar una tarea determinada, se limitarán a improvisar, lo que no siempre es deseable.
La creación de un repositorio de documentos completo y de fácil acceso y navegación es una de las mejores maneras de reducir esta ineficacia y garantizar que sus trabajadores sean más productivos.
3. Mejora de la continuidad de los servicios de TI
Tal vez esté pensando en reducir su personal de TI y optar por externalizar los servicios de soporte de TI. O tal vez uno o dos de sus administradores de TI más valiosos han decidido dejar su empresa.
Si no han puesto por escrito sus procesos de TI y no han completado una documentación sólida sobre sus sistemas de TI, puede correr el riesgo de perder bastante información importante que es necesaria para la continuidad de sus servicios de TI.
No habrá procesos documentados para tratar los problemas informáticos cotidianos, lo que hará mucho más difícil que cualquier otra persona entre a prestar el mismo nivel de servicio administrativo.
Pero si decide empezar a recopilar la documentación de TI hoy mismo, podrá evitar este problema y asegurarse de que cualquier cambio de personal tenga un efecto mínimo en la continuidad de los servicios de TI.
4. La resolución de problemas es mucho más fácil
Esta es otra gran ventaja de un proceso formalizado. No hay que preocuparse de que un empleado «tropiece» accidentalmente con la solución a un problema complejo y no pueda crearla.
Los pasos de resolución de problemas formalizados y los procedimientos documentados permiten a sus empleados ser coherentes al intentar resolver los problemas. Además, cuando encuentren la solución a un problema determinado, podrán aplicarla fácilmente en otras plataformas, ya que está bien documentada y guardada para futuras consultas.
Mejor documentación, mejores resultados
La documentación informática ya no es opcional, sobre todo ahora que existen tantos sistemas potentes de gestión de documentos. Estos sistemas facilitan más que nunca la gestión y creación de la documentación informática.
Así que piense en cómo puede beneficiarse de los servicios de TI, como la creación de documentación, y utilice el poder de los documentos de TI coherentes y precisos en su beneficio.