Recepcionista virtual gratuita: esto es lo que debe saber sobre ella
En el día a día de una empresa, es importante contar con personas eficientes a su alrededor que comprendan claramente sus funciones y responsabilidades laborales. Estas personas pueden aportar mucho en términos de rendimiento y crecimiento de la empresa. Cuanto más rápido se haga el trabajo, más tiempo se tendrá para pensar en las perspectivas de futuro. Y ahí es exactamente donde entra en juego el papel de un recepcionista.
La mayoría de los jefes y dirigentes conocen las funciones de una recepcionista, pero lo que las diferencia de las recepcionistas virtuales es una cuestión que se debate. Un recepcionista virtual es como cualquier otro recepcionista, salvo que no estará presente físicamente.
Qué puede ofrecerle una recepcionista virtual (RV)
A continuación se enumeran algunos de los ámbitos en los que la RV desempeña un papel activo:
Derecho – A los abogados les resulta útil utilizar una RV en lugar de una recepcionista tradicional, ya que les ayuda a realizar su trabajo en el juzgado y en la oficina simultáneamente.
Odontología – Para los médicos y dentistas, la programación de citas es una parte importante de su actividad diaria. Por lo tanto, utilizar una RV para concertar citas con los clientes es ciertamente útil.
Pequeñas empresas – Las pequeñas empresas siempre buscan espacio para crecer y expandirse. Una RV les ayuda a mantener horarios ajustados y les da espacio para crecer también.
¿Qué es una recepcionista virtual gratuita?
Una recepcionista virtual se encarga de los horarios de las reuniones, atiende las llamadas, responde a los correos y hace mucho más que una recepcionista tradicional. Suelen ser trabajadores contratados que realizan las mismas tareas y funciones que otros recepcionistas tradicionales.
Una recepcionista virtual gratuita está disponible sin la participación de ninguna transacción monetaria. Sus servicios se pueden aprovechar en cualquier momento según la disponibilidad.
¿Cómo funciona una recepcionista virtual gratuita?
Las recepcionistas virtuales gratuitas utilizan un software específico que se conecta a su sistema telefónico y a su ordenador. Puede redirigir las llamadas o los correos a la recepcionista igual que lo haría con una tradicional. Las RV envían entonces una respuesta o un mensaje a la persona adecuada dentro o fuera de la empresa.
El poder de enviar llamadas y mensajes está completamente en tus manos. A través de este software, hacer el trabajo se vuelve más rápido y fácil. Los trabajos se pueden enviar fácilmente a la RV con sólo un clic.
Problemas con las RV gratuitas
Sin embargo, es importante tener en cuenta que como la mayoría de las RV son de pago, una RV gratuita puede no ser tan útil como una de contrato. Y es por ello que hay ciertos contras que se asocian al uso de una RV gratuita para atender las necesidades de la empresa. Algunos de ellos son los siguientes:
Fiabilidad
La razón por la que los asistentes virtuales gratuitos no son demasiado fiables es porque son, bueno, gratuitos. Y lo gratuito suele asociarse con lo barato. Por lo tanto, el servicio puede no ser tan de primera categoría como uno esperaría. Además, la mayoría de los que están disponibles en el mercado son versiones de prueba. Lo que significa que no tendrás derecho a sus servicios completos.
Mala respuesta
La mayoría de las empresas que ofrecen servicios gratuitos de RV pueden no estar tan dedicadas a su negocio como una RV de pago. Esto se debe a que una RV depende de muchos recursos que cuestan dinero. Y como estos recursos están más o menos reservados para las empresas que realmente los necesitan, cabe esperar una falta de respuesta por su parte. Si es para una prueba, entonces puede ser beneficioso para usted. De lo contrario, es posible que quiera gastar dinero y conformarse con un servicio de RV de pago.
No proporciona la imagen completa
Imagínese esto. Usted es una empresa nueva y le gustaría contratar los servicios de un RV. Sin embargo, tampoco tiene dinero y no sabe realmente cómo funciona una RV. Así que se conforma con una RV gratuita o con una versión de prueba de una original y termina insatisfecho con lo que recibe. Puede cambiar tu perspectiva y eso puede no ser algo bueno. Los tiempos cambian y una estrategia empresarial inteligente es la clave del crecimiento. Pero si te quedas atascado en una noción concreta, tu negocio puede sufrir un duro golpe.
Carencias logísticas
La colaboración física siempre tendrá un mayor impacto que las interacciones tecnológicas por una sencilla razón: la interacción física no puede interrumpirse durante una reunión importante. La tecnología tiene tendencia a fallar, por pequeñas que sean las posibilidades. Pero en una interacción física, la única manera de que algo interrumpa la comunicación es si se produce un problema importante.
Las reuniones se basan en los tiempos y en la comunicación, y cuando ambas cosas no se producen con fluidez, las empresas se resienten.
Cómo hacer frente a la barrera del idioma
Los RV libres trabajan desde varios países del mundo y, a veces, se producen fallos de comunicación debido a las barreras lingüísticas. Esto no se limita a la gramática y la dicción, sino que también incluye matices culturales y sociales.
Aunque no se puede culpar a la RV de estas deficiencias, estos problemas existen y usted, como líder, debe encontrar la manera de solucionarlos. Además, ten en cuenta que los servicios gratuitos no suelen ser la mejor opción para confiar las comunicaciones.
Riesgo de seguridad de los datos
Es posible que una RV libre no se dedique tanto a su campaña como otros empleados de la organización. E incluso cuando lo haga existe el riesgo de que los datos se filtren al público. Al fin y al cabo, los RV estarán a cargo de información sensible y parte de ella podría ser suficiente para poner en riesgo a la empresa.
Investigue antes de contratar
Siempre es importante comprobar los antecedentes antes de contratar una RV gratuita. Las experiencias laborales y las recomendaciones son una ventaja. Es más fácil y seguro trabajar con un RV con antecedentes creíbles que con uno nuevo.
RV libre: ¿sí o no?
Siempre es importante entender cómo funcionan los servicios de RV gratuitos antes de contratarlos. Podrían funcionar bien, pero lo más probable es que, debido a las limitaciones y los riesgos, no sean la mejor opción para su empresa. Puede ser mejor utilizar servicios de RV de primera calidad si se tienen en cuenta los factores de calidad del servicio frente al coste.
Una recepcionista virtual de calidad beneficia a su empresa a largo plazo.
Hay servicios de recepcionista virtual asequibles que ofrecen la mejor relación calidad-precio. Lo único que tiene que hacer es comparar y elegir el que mejor se adapte a las necesidades de su empresa.
Recuerde que la gratuidad no siempre es la mejor opción para controlar su presupuesto. En su lugar, elija servicios que ofrezcan la mejor relación calidad-precio. No se puede jugar con las gratuidades sabiendo que la experiencia del cliente es, obviamente, primordial para su negocio.