Formas de mejorar la colaboración en el lugar de trabajo en su PYME
La colaboración es la columna vertebral de cualquier empresa de éxito. Compartir ideas y trabajar en equipo genera una mayor creatividad, una mayor motivación entre los miembros del personal y garantiza que los trabajos se realicen de forma más eficiente. También anima a los empleados a desarrollar nuevas habilidades, ya que pueden aprender unos de otros mientras trabajan. Teniendo en cuenta estos beneficios, no es de extrañar que el 75% de los trabajadores califiquen la colaboración como «muy importante», mientras que un tercio afirma que les hace más fieles a la empresa.
Incluso si está viendo resultados positivos en sus políticas actuales de colaboración, hay formas de mejorarlas aún más. Con la ayuda de algunas nuevas tecnologías innovadoras y prácticas de empleo modernas, estos son tres sencillos cambios que puedes incorporar para aprovechar al máximo todo el talento de tu empresa.
1. Implementar un portal web para los datos importantes
Si tu empresa almacena y comparte la mayor parte de sus datos en hojas de cálculo, es posible que ya conozcas los problemas que se producen cuando la colaboración sale mal. Si varios empleados tienen acceso a los mismos documentos, siempre existe el riesgo de que los datos se sobrescriban, se escriban mal o se borren por error. También puede ser fácil confundir versiones antiguas con cifras e informes actualizados, lo que podría acabar arruinando tu negocio.
Si el software no está actualizado, puede que ni siquiera sea posible la colaboración entre los miembros del personal, por lo que no podrán trabajar con las hojas de cálculo.
Cambiar las hojas de cálculo tradicionales por otras habilitadas para la web puede ayudar a eliminar estos escollos. El uso de archivos de Excel dentro de una aplicación web significa que tú y tus empleados sólo podréis acceder a la versión más actual, lo que evita cualquier confusión con las versiones obsoletas.
Los usuarios aprobados pueden editar sus propias versiones del archivo, sin afectar al documento subyacente que ejecuta cada aplicación individual, lo que significa que cualquier error no afectará al trabajo de los demás. Como administrador, usted es la única persona que puede realizar cambios en esta hoja de cálculo principal.
2. Mejorar los canales de comunicación de la empresa
Aunque el correo electrónico es la forma habitual de comunicarse con clientes y consumidores, rara vez ayuda a la colaboración interna en el lugar de trabajo, ya que los largos hilos de conversación suelen volverse confusos y desorganizados con demasiada rapidez. El gran volumen de mensajes que se reciben -una media de 121 al día- también significa que tanto tú como tus empleados podéis perder fácilmente información importante por error. Por lo tanto, es difícil mantenerse al tanto de las tareas y proyectos sólo a través del correo electrónico, por no hablar de la pérdida de tiempo y la productividad que se produciría.
Es probable que las herramientas modernas de colaboración resulten también especialmente útiles para los miembros más jóvenes de la plantilla. En un artículo publicado en Forbes, el director de tecnología de Ultimate Software señaló que muchas de estas herramientas ofrecen la misma experiencia de usuario que muchas plataformas de redes sociales. Tras destacar la preferencia de esta generación por los «foros y debates abiertos», el director de tecnología señaló que muchos de estos canales de comunicación ofrecen información y reciben respuestas en tiempo real, lo que recuerda a aplicaciones populares como WhatsApp y Facebook Messenger. Añade que son «increíblemente intuitivos para la mayor parte de la mano de obra, independientemente del sector, gracias a su familiaridad con herramientas similares de productos de consumo».
Y con el 38% de los millennials seguros de que los procesos de colaboración anticuados son perjudiciales para la innovación empresarial, estas herramientas proporcionan formas perfectas para que su personal comparta ideas.
3. Introducir una estrategia de trabajo ágil
El trabajo ágil se refiere al concepto de un espacio de trabajo fluido que fomenta las ideas y la creatividad, así como la moral y la productividad. Esto suele implicar un entorno de trabajo flexible, una política adoptada por muchas empresas modernas. De hecho, el 70% de los profesionales de todo el mundo trabajan actualmente a distancia al menos una vez a la semana.
Desde la reducción del estrés hasta la promoción de un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida privada, se dice que esta estrategia tiene muchos beneficios para el personal. Y al introducir esta flexibilidad como parte de un esquema de trabajo ágil, tienes la oportunidad de colaborar con una amplia red de personas con talento más allá de los límites de tu oficina.
Al proporcionar la mejor tecnología posible, como las herramientas mencionadas anteriormente, los empleados no necesitarán estar in situ para realizar su trabajo, y podrán completar las tareas donde y cuando quieran. En lugar de ceñirse a una función específica, esta política también animará al personal a ampliar su conjunto de habilidades trabajando con otros miembros del equipo.
Esta forma de trabajar le ayudará a atraer a nuevos empleados y a retener a su plantilla actual, ya que casi el 60% de los empleados considera que la flexibilidad es la ventaja más importante a la hora de buscar trabajo. Sin embargo, las posibilidades de empleo a distancia son igualmente importantes. Gracias al trabajo ágil, puede colaborar con personas de todo el mundo. Esto significa trabajar con las personas más excepcionales de su sector, aunque vivan a miles de kilómetros.
Conclusión
Puede resultar sorprendente que la colaboración pueda mejorar incluso cuando el personal trabaja a distancia, pero el uso de la tecnología para agruparse es el núcleo de una estrategia ágil. De este modo, puedes abordar los proyectos con la ayuda de los mejores de la empresa, independientemente de su ubicación.