Aspectos a tener en cuenta al elegir un sistema de facturación
Tu negocio está creciendo. Has trabajado duro para llegar hasta aquí. Por fin los frutos están listos para ser recogidos. Tienes un buen número de clientes, has entregado productos increíbles y ahora llega el dinero.
¿O no?
Si estás en expansión y tienes dificultades para cobrar a tus clientes, quizá sea el momento de considerar la posibilidad de adquirir un sistema de facturación que te ayude a gestionar tu negocio.
A la hora de elegir un sistema de facturación, es importante identificar primero lo que necesita y su presupuesto. Esto puede ayudarle a reducir las características de los muchos sistemas de facturación que encontrará.
Aquí hay 7 consideraciones a tener en cuenta:
Consideración nº 1: plantillas y opciones de personalización
Esta es probablemente una de las cosas más básicas y visibles que comprobarás en primer lugar: la disponibilidad de plantillas de facturación.
Puede reducir el tiempo de puesta en marcha del sistema de facturación si el sistema tiene plantillas predefinidas lo suficientemente similares a su marca. Las opciones de personalización que se adaptan a su negocio lo son todo.
No subestimes el poder de una marca cohesionada que se extienda por toda tu consulta, directamente hasta la facturación. Como se suele decir, ¡acaba con fuerza!
Consideración nº 2: preparación del sistema para una empresa global
Tal vez sea una pequeña tienda en este momento, pero nunca subestime el potencial de su negocio para crecer hacia fuera de su ciudad, a su país y al mundo en general.
Compruebe si el software de facturación puede ayudarle a identificar y gestionar aspectos como los diferentes tipos impositivos entre estados y países. No se pueden pasar por alto los problemas de disponibilidad de los métodos de pago, ni otras normas y reglamentos relacionados con la realización de negocios en otros lugares.
No dé por sentado que las funciones de múltiples monedas están disponibles desde el principio. Asegurarte de que el sistema de facturación que elijas lo maneja puede ahorrarte muchos quebraderos de cabeza a la hora de hacer los informes.
Hablando de informes…
Consideración nº 3: datos y capacidades de información
¿Cuánta información registra el software de facturación? Más datos siempre es bueno, pero asegúrese de que no le va a agobiar si los datos tienen que ser proporcionados manualmente.
Nota al margen: los datos de los clientes son un hecho, pero no olvides que la actividad del personal también es una métrica útil. Un poco de reconocimiento puede ayudar mucho a mantener a tu equipo contento.
Asegúrese de mirar los informes disponibles que el software de facturación puede producir para usted. Es importante que pueda ayudarle con los informes fiscales, como mínimo. Unos buenos informes deberían ayudarte a gestionar tu flujo de caja y a identificar las áreas de mejora o de éxito para que puedas centrarte en el crecimiento de tu negocio.
Consideración nº 4: apoyo a la automatización
Centrarse en el crecimiento de su negocio significa no atascarse con las tareas administrativas necesarias para su funcionamiento. Puedes contratar a alguien para que lo haga por ti o asegurarte de que las herramientas que utilizas pueden automatizar estas tareas.La facturación no es una excepción.
¿Puede el sistema ayudarle a gestionar los pagos recurrentes de sus clientes? Tal vez pueda hacer un seguimiento automático cuando los clientes necesiten un ligero empujón en función de los plazos de pago o las tasas de apertura de las facturas.
Consideración nº 5: seguridad de los datos, tiempo de funcionamiento y disponibilidad
Mire donde mire, parece que todas las empresas se están volviendo remotas o se están pasando a la nube. Pero incluso si aún no tienes planes, sopesa cuidadosamente los pros y los contras de un sistema de facturación en la nube.
La disponibilidad de los datos en tiempo real dondequiera que se encuentre, la seguridad y la copia de seguridad de los datos, y los derechos de acceso para un gran equipo con diferentes funciones empresariales, acabarán por impulsar su negocio.
Consideración #6: integraciones disponibles
Eche un vistazo a las posibles integraciones del sistema de facturación en los sistemas establecidos. De este modo, te aseguras de poder insertarlo fácilmente en tu flujo de trabajo actual. Esto no sólo ayudará a compartir datos (piensa en tus clientes y listas de suscriptores y en las herramientas de gestión de proyectos), sino que también ayudará a la automatización y a liberar aún más tiempo para elaborar estrategias en lugar de administrarlas.
Además, recuerde: esto también es un buen indicador de si el sistema de facturación puede seguir ayudando a medida que crece su negocio y se añade a su arsenal de herramientas útiles. El trabajo en equipo hace que el sueño funcione.
Consideración nº 7: no subestimar el apoyo
Si estás empezando con las herramientas de facturación, o especialmente si necesitas migrar de sistema, un buen equipo de atención al cliente del sistema de facturación elegido puede marcar la diferencia.
Si lo que está en juego es el flujo de caja y los problemas financieros de su empresa, querrá respuestas lo más rápido posible cuando surjan los problemas. ¿Cuál es la capacidad de respuesta de su personal de apoyo? ¿Cómo de rápido son capaces de responderle?
Esto es algo obvio para cuando te estás instalando, pero sigue siendo importante incluso después del periodo de luna de miel.
Por último, asegúrese de que el nuevo sistema de facturación se ajusta a sus objetivos
Hay muchos programas y sistemas de facturación disponibles en el mercado. Es importante seleccionar el socio de facturación adecuado para su empresa: uno que satisfaga sus necesidades y se integre perfectamente en su negocio, para que pueda estar tranquilo sabiendo que está gastando en las cosas correctas para su negocio.