Consejos para maximizar la productividad en la oficina
La configuración de la oficina es esencial cuando se trata de que los empleados trabajen al máximo de su potencial. Si no hay productividad, se produce el caos y un equipo que no trabaja en sincronía es un equipo que le cuesta dinero a tu empresa, en lugar de machacarla y obtener beneficios sin fin. Aunque es muy difícil hacer que un mal empleado se convierta en un buen empleado, en realidad es muy fácil hacer cambios en la configuración de la oficina para que los empleados trabajen más duro y de forma más inteligente.
Lo mejor es que cuando cree un entorno de trabajo más deseable, atraerá y retendrá a empleados más capacitados y productivos. Los clientes se sentirán más inspirados por la sensibilidad y el potencial de su empresa. Todos estarán más contentos mientras trabajan en el espacio mejorado. A estas alturas todos entendemos la importancia de la ergonomía en nuestro escritorio y lo importante que es la colocación de los monitores, pero ¿qué pasa con el resto de la oficina?
Para saber más sobre cómo organizar mejor la distribución de la oficina, utilice los siguientes 3 consejos de configuración de la oficina para que su empresa entre en una nueva era de productividad y prosperidad:
1. Amueblar la oficina siguiendo los principios del «feng shui para la riqueza».
El feng shui es sinónimo de armonía. Adopta un enfoque minimalista de la organización, a la vez que potencia los sentidos de todos con muebles meticulosamente colocados, obras de arte, plantas que dan oxígeno, pantallas de agua, cristales y mucho más. Muchos de los mejores y más importantes empresarios y financieros han utilizado el feng shui para la riqueza durante muchos años y le han atribuido su éxito.
Lea este artículo informativo para obtener más detalles, pero lo más importante a la hora de transformar la oficina en un espacio que fluya e inspire la productividad y la creatividad es reducir el desorden a toda costa. El feng shui cubre con creces la mayoría de las bases cuando se trata de mejorar el bienestar y la productividad, como maximizar el espacio para moverse, aumentar la calidad del aire y mejorar la difusión de la luz.
Al adoptar esta nueva estrategia, es importante que los directivos insistan en que todos se sumen a este método de decoración y organización, y que animen a sus compañeros a hacer lo mismo. Es muy fácil dejar que los miembros más desordenados del equipo den un paso atrás y empiecen a dejar tazas de café vacías esparcidas por ahí, a tirar sus jerséis y chaquetas donde quieran, y otros hábitos que pueden hacer que la decoración de la oficina retroceda.
2. La iluminación debe ser perfecta para maximizar la productividad
El feng shui contribuirá en gran medida a que el espacio sea más eficiente, pero está demostrado científicamente que la iluminación ayuda o dificulta la productividad. La luz es la vida aquí en la Tierra y sin ella, pocas criaturas podrían vivir. En lo que respecta a la productividad, la iluminación mejora la productividad al mejorar la salud de todos, imitando la iluminación natural del exterior, es decir, el tipo de luz al que tradicionalmente hemos estado expuestos los humanos cuando trabajábamos en el exterior durante la mayor parte de nuestra existencia.
La luz artificial aumenta los niveles de cortisol, la hormona del estrés, al alterar nuestro ritmo circadiano. Esto no sólo conduce a una menor productividad, ya que los niveles elevados nos mantienen en constante modo de lucha o huida (un estado que se ha demostrado que conduce a decisiones más irracionales), sino que aumenta la probabilidad de enfermedad, depresión, ansiedad y absentismo laboral.
Si el objetivo es la máxima productividad de la empresa a largo plazo, considere que los grandes ventanales y las claraboyas son la mejor fuente de luz natural, en combinación con una iluminación interior natural y regulable que imite el mismo espectro lumínico que emite el sol.
Las luces pueden apagarse por completo durante el día en una oficina con muchas ventanas, y programarse para que se enciendan cuando el sol empiece a descender en el horizonte al final del día. El punto es que puede ser más beneficioso considerar un cambio si su oficina no permite la entrada de luz natural, mientras que también se asegura de que los accesorios de iluminación tienen bombillas que emiten luz natural, junto con una función de regulación que permite a los empleados ajustar la iluminación perfectamente para reducir el deslumbramiento mientras trabajan.
3. El aire acondicionado es esencial en ambientes cálidos
La distribución y la iluminación de la oficina son fundamentales para la productividad ininterrumpida, pero la temperatura es igualmente importante, sobre todo en los entornos cálidos. No es de extrañar que en las regiones cálidas se busque un servicio de aire acondicionado. Nadie quiere trabajar bajo techo y empapado de sudor; es una situación bastante mala, como se puede imaginar.
La gente puede ser muy caprichosa en lo que respecta a las preferencias de temperatura; al igual que Ricitos de Oro cuando entró en la casa de los tres osos y se encontró con tres cuencos de gachas, sólo uno era «perfecto» para sus gustos.
Las cosas pueden complicarse cuando se trata de conseguir la temperatura adecuada para todos en la oficina. Un café matutino o un almuerzo caliente pueden hacer que la temperatura corporal de un hombre se dispare, lo que no favorece la productividad. Por el contrario, muchas mujeres de la oficina prefieren llevar faldas y vestidos profesionales en lugar de pantalones, lo que significa que tendrían que tener mantas y suéteres cerca sólo para mantenerse cómodas incluso a una temperatura ambiente normal.
El mejor consejo es hacer un sondeo entre todos los miembros de la oficina y llegar a una temperatura aceptable que garantice que los hombres no tengan demasiado calor y que las mujeres y los empleados de edad avanzada no tengan demasiado frío (Nota: este comentario no pretende ser sexista, siga leyendo). Los estudios sugieren que la productividad entre ambos sexos es mejor entre 74 y 76 grados Fahrenheit. ¿Por qué? Porque los hombres suelen preferir temperaturas en torno a los 71,6 grados, mientras que a las mujeres les gustan las temperaturas en el rango de los 77 grados.
No cuente con el coste: Por qué los gastos de instalación inicial no son tan importantes como crees
¿Sabe cuánto dinero está dejando sobre la mesa con una mala distribución de la oficina, una iluminación ineficaz y estresante, y unas temperaturas de oficina que dejan a los trabajadores con demasiado calor o demasiado frío? La verdad es que es imposible saber cuánto le está costando a su empresa la falta de productividad.
La única forma de cuantificar realmente los costes es realizar las mejoras sugeridas anteriormente y ver cómo se disparan los beneficios de su empresa. Las grandes empresas que han realizado mejoras sólo en el acceso a la luz natural y en los sistemas de iluminación de sus oficinas han conseguido ahorrar hasta 50.000 dólares al año. Un sistema de calefacción, ventilación y aire acondicionado ineficiente o mal controlado aumenta los gastos generales y reduce la productividad en forma de un flujo de trabajo deficiente y un elevado absentismo.
¿Cuánto más productiva podría ser su empresa con la contratación de uno o dos empleados más a tiempo completo o parcial, ahorrando dinero y aumentando los beneficios al mismo tiempo? No cuente con el coste por adelantado y apreciará el aumento de la productividad y el ahorro de costes en el futuro.