Formas eficaces de mejorar la comunicación en una pequeña empresa
La construcción de relaciones se basa en una comunicación eficaz tanto en el ámbito personal como en el empresarial. Si la comunicación efectiva falla o nunca se establece, pueden surgir conflictos, problemas y malentendidos. Una comunicación deficiente da lugar a una reducción de la productividad, a un fracaso de la delegación y a una capacidad de trabajo prácticamente imposible.
No te preocupes, hay buenas noticias. Los propietarios y gerentes de empresas pueden perfeccionar sus habilidades de comunicación con los consejos e información que se ofrecen aquí.
1. Combinar los métodos de comunicación
Hoy en día existe una amplia gama de opciones de comunicación. Desde el videochat a través de servicios como Gabbit, hasta las tradicionales reuniones cara a cara, es una buena idea que las empresas combinen varios tipos de métodos de comunicación. Incluso si la mayor parte de la comunicación de una empresa se produce por teléfono o a través de eventos de networking, es posible crear correos electrónicos que destaquen la discusión.
2. Eliminar o limitar las distracciones
Un elemento clave de la comunicación eficaz es escuchar. Por desgracia, no siempre es sencillo. Convertirse en un oyente activo requiere que una persona limite las distracciones presentes durante las conversaciones que pueden dificultar la escucha y la comprensión real de lo que otras personas están diciendo.
Para conseguirlo, puede ser necesario desactivar las notificaciones del correo electrónico, apagar el timbre del teléfono y cerrar la puerta del despacho o la sala donde se está hablando. Tomando estas pequeñas medidas, una persona puede prestar toda su atención a la persona que está hablando. También es importante eliminar las distracciones internas. Esto incluye todo lo que ocurre en el cerebro.
3. Responda siempre.
Lo peor que puede hacer una persona cuando se produce un conflicto o si alguien tiene una queja sobre el producto, el servicio o la empresa en general, es ignorarla. En la mayoría de las situaciones, es necesario dar algún tipo de respuesta de inmediato, aunque sólo sea una breve declaración en la que se diga que se va a seguir investigando el asunto. Si los representantes de la empresa esperan a tener toda la información antes de ponerse en contacto con la parte insatisfecha, ésta no sólo puede estar descontenta, sino también enfadada.
Asegúrese de mantener las líneas de comunicación abiertas en todas las situaciones, permaneciendo receptivo.
4. Aprovechar al máximo las reuniones
La mayoría de la gente asocia las reuniones con una enorme pérdida de tiempo, sobre todo si no están bien organizadas y planificadas. El organizador debe respetar el tiempo de todos y asegurarse de que la reunión sea lo más eficiente posible. Además, hay que dedicar tiempo a crear un orden del día que destaque todos los puntos importantes y que cree una estructura para la reunión.
Durante la reunión, anime a todos a participar, hacer preguntas y dar su opinión. Además, tome notas para que se recuerden los detalles importantes.
5. Mantener el enfoque en el servicio al cliente
La comunicación bidireccional conduce a un gran servicio al cliente. Si surge un conflicto con un cliente, la clave para resolverlo eficazmente es descubrir el problema y seguir comunicándose hasta llegar a una solución aceptable. Una buena forma de mantener relaciones a largo plazo con los clientes es mantener las líneas de comunicación abiertas.
Asegúrese de pedir opiniones sobre cómo van las cosas y cómo se sienten los clientes con respecto a los servicios y productos proporcionados. Esto puede conseguirse mediante conversaciones cotidianas, redes sociales o incluso un grupo de discusión.
Por último: la comunicación es la clave
Para que una pequeña empresa siga creciendo y tenga éxito, la comunicación es fundamental. Utilice estos consejos para mejorar la comunicación en cualquier entorno de la pequeña empresa.