Maneras de hacer más confortable el entorno de su oficina
Todas las oficinas tienen un ambiente. La mayoría no puede precisar exactamente por qué o cómo un lugar se siente de una manera determinada, pero todos podemos percibir esta cualidad inconfundible.
Probablemente hay varias sensaciones que se desean en cualquier espacio de oficina. La profesionalidad es siempre una de ellas. Otra es la de ser acogedor. Y un objetivo final para cualquier lugar es sentirse cómodo.
Estos pueden parecer objetivos nebulosos, pero realmente pueden tener un gran impacto en la forma en que los empleados, los clientes y otros invitados piensan en su empresa. En última instancia, no importa el talento que tengan, el rendimiento de sus empleados sólo será tan bueno como se sientan mientras trabajan. Y aunque nadie suele decirlo en voz alta -o quizá ni siquiera se dé cuenta conscientemente-, la decisión de un cliente de hacer negocios con usted puede verse afectada por la forma en que se siente en su oficina.
Afortunadamente, existen estrategias concretas para mejorar cualquier entorno de oficina. Prestando mucha atención a las siguientes cuatro áreas, podrá maximizar rápidamente el confort de su lugar de trabajo.
1. Muebles
En un entorno de oficina típico hoy en día, los empleados pasarán la mayor parte de su tiempo delante de un ordenador. Esto significa que debes asegurarte de que cuentan con sillas y escritorios cómodos y ergonómicos.
Aunque algunas empresas consideran que el mobiliario de oficina es un medio para reducir costes -incluso si se descuentan 100 dólares en una silla de escritorio para 50 personas se puede reducir la factura en 5.000 dólares-, esto es un error. En su lugar, considere que es una forma fácil de invertir en la satisfacción de los empleados, por no mencionar el potencial para reducir las costosas lesiones musculoesqueléticas en la plantilla.
Este retorno de la inversión es doble en el caso de las sillas y las mesas que coloque en cualquier sala de reuniones. Lo más probable es que sea aquí donde te sientes con un equipo externo de clientes potenciales, por lo que querrás que estén en un lugar acogedor y que los haga más receptivos a tu propuesta.
2. Seguridad
Nadie puede sentirse cómodo si no se siente seguro. Por eso debe hacer de esto una prioridad con medidas como un punto de entrada vigilado, un sistema de acceso para los empleados (preferiblemente uno que utilice tarjetas electrónicas), un sistema moderno de cámaras de seguridad y zonas debidamente iluminadas alrededor del edificio. Esto es especialmente importante si tiene un aparcamiento. Si alguna vez se funde una bombilla o se estropea la luminaria, arréglalo inmediatamente y asegúrate de que los empleados saben que hay una cámara de seguridad con suficiente alcance para cubrir el recinto. Esto proporcionará tranquilidad cuando las personas lleguen temprano o se queden hasta tarde, precisamente los momentos en los que quieres que sientan que la empresa les cubre las espaldas. Y los clientes que lleguen tendrán la expectativa de que existen sistemas modernos y tecnológicos.
Aunque el efecto es sutil, el mero hecho de ver que una entrada está bien protegida dará la sensación de que esta empresa sabe manejar sistemas y puede sudar los detalles.
3. Sala de descanso y zonas comunes
Las personas que trabajan ocho horas diarias necesitan un lugar para relajarse. Hoy en día, muchos trabajadores -probablemente demasiados- almuerzan en sus escritorios, pero la mayoría querrá tener un lugar acogedor y cómodo para relajarse durante la comida.
También debe haber al menos una zona común que no esté destinada a las reuniones. Debe ser un lugar, quizás con un cómodo sofá y otras opciones de asientos acolchados, al que cualquier persona pueda acudir en cualquier momento cuando la pesadez de estar siempre en el mismo sitio empiece a cansarles. Aunque seguirán trabajando aquí en su portátil, tableta o incluso con documentos impresos, el cambio de escenario puede hacer maravillas para su estado de ánimo. También será un lugar estupendo para los cónyuges o familiares que se pasen de vez en cuando a esperar mientras el empleado termina ese último correo electrónico antes de marcharse.
4. Limpieza
No hace falta decirlo, pero tu oficina debe estar limpia o nunca parecerá profesional. Esto significa contratar a un equipo que limpie el polvo de todas las superficies, cambie todas las papeleras, limpie la zona de la cocina y ordene la sala de descanso a diario. Pero también requiere un servicio profesional de limpieza de alfombras que se despliegue inmediatamente si se derrama una taza de café o cualquier otra cosa.
No se puede dejar que una mancha perdure. La gente empezará a pensar rápidamente que trabaja en un vertedero, y esta mentalidad puede afectar a la forma en que los trabajadores afrontan su trabajo. Y ningún cliente te va a tomar en serio si ve una mancha antiestética en el suelo, por mucho que te disculpes y les digas que el accidente ocurrió ayer.
Cultivar el confort
El lugar de trabajo es un animal curioso. Puede ser difícil detectar exactamente por qué uno se siente tan agradable mientras otro desprende un aura negativa. Por encima de todo, la mayoría de la gente se sentirá mucho más positiva en un lugar cuando sea cómodo.
La buena noticia es que puedes cultivar esta sensación de confort instalando el mobiliario adecuado, dando prioridad a la seguridad, estableciendo zonas comunes acogedoras y manteniendo siempre todo limpio.
Si se centra en estas consideraciones fáciles de abordar, podrá mejorar rápidamente el entorno general de su oficina. Esto, por sí solo, no hará que los beneficios se disparen, pero tendrá un efecto real tanto en la productividad como en la opinión de los clientes sobre su empresa.